Gestión eficaz del tiempo y el Pomodoro.

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Todos los días me pregunto en qué hubiera cambiado mi día si no me hubiera distraído, no hubiera revisado las redes sociales en tantas ocasiones o hubiera separado las tareas, realizándolas una por una, y la respuesta de todos los días es: “habría sido más eficaz”.

Aunque no era necesario preguntar, pues todos los días oigo cosas como “no sé en qué se me ha ido el día”, “cuando me quise dar cuenta eran las 19.00 y no había hecho nada” o “no he terminado mis tareas ningún día de esta semana”, yo pregunté de todas formas en el cuestionario que envié hace un mes a los suscriptores del blog.

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Y, para que te hagas una idea, mi forma de preguntar no fue “¿a que tú tampoco te organizas?” invitando al lector a estar de acuerdo conmigo, fue más bien algo como “¿qué crees que puedes mejorar?” facilitando varias opciones. No sólo muchas personas marcaron la casilla de organización, sino que algunas mujeres me escribieron en “¿en qué crees que puedo ayudarte?” que quizás podría echarles una mano con la organización de sus días y la gestión eficaz de su tiempo.

Debo decir que, si de un proceso de coaching dependiese mi aportación a que una persona aprenda a organizarse, primero ahondaría en los objetivos de esa persona, sus necesidades reales y las ambiciones que tiene (te recomiendo que leas el post sobre el Método SWAN para que puedas hacer una aproximación tú misma), para después permitir que esa persona descubra y acepte cuáles son las cosas en las que puede mejorar y, por último, trabajar en esas cosas. Sin embargo, esto no es una sesión de coaching, así que me voy a permitir hablar sin meterme mucho en cómo solucionar cada “fallo”, como hago habitualmente, y tu tarea será adaptar el contenido a tu propia vida.

¿Qué hacemos con nuestro tiempo?

Como podrás imaginar, lo primero que debemos hacer es revisar nuestros días y localizar en qué momentos perdemos más tiempo y a qué prestamos atención en esos momentos. De ese análisis podrían salir cosas muy interesantes y fáciles de trabajar o, por el contrario, pudiéramos encontrarnos ante la imposibilidad total de solucionarlo por nosotras mismas y precisaríamos de ayuda externa.

Pongamos un par de ejemplos:

“Después de revisar mi última semana, me he dado cuenta de que pierdo más tiempo cuando estoy trabajando que cuando estoy limpiando la casa. Estando en el ordenador tiendo a revisar Facebook, leo noticias o incluso busco información sobre temas variados que nada tienen que ver con mi trabajo; sin embargo, cuando estoy limpiando o me encuentro conversando en familia, no tengo ese poblema de distracción.” María, 35 años.

“He comprobado que la mayor parte del tiempo que pierdo se me va en preocuparme, darle vueltas a problemas o intentar encontrar soluciones a posibles situaciones que se pueden dar en un futuro. Suelo fantasear con qué será de mi vida si no me saco la oposición, revivo mil veces la última discusión con mi novio o me quedo jugando con el gato.” Silvia, 29 años.

¿Por qué María no se distrae cuando limpia, pero si lo hace cuando trabaja? ¿Por qué Silvia se preocupa por todo cuanto le ha ocurrido o le puede ocurrir? Verás, yo no soy psicóloga y no podría hacer una valoración de la situación de ambas, pero por experiencia propia te diré que Silvia podría mejorar mucho si trabaja sus miedos, mientras que María debe trabajar la concentración, principalmente.

[Recuerda que son sólo ejemplos, aunque encajes perfectamente en uno de ellos, la solución que comento no tiene por qué encajar contigo.]

En definitiva, ser consciente de en qué se te va el tiempo te permitirá trabajar de un modo u otro.

Parece evidente, pues, que dependiendo de cuál sea el resultado de tu autoanálisis, encontrarás la necesidad de trabajar un aspecto u otro o de una forma u otra.

¿Cuáles son mis necesidades?

Como vimos en el método SWAN, y si no me acordé de mencionarlo ya te lo digo aquí, no es lo mismo necesidad que anhelo y, dentro de las necesidades y los anhelos no es lo mismo los reales que los irreales. Me explico mejor. ¿Pudieras decirme cuáles de los siguientes son necesidades y cuáles son anhelos?

Trabajar (las horas de trabajo).

Hacer deporte.

Tiempo para comer.

Tener tiempo para aprender un nuevo idioma.

La familia.

Escribir un libro.

De nuevo nos encontramos con que dependiendo de las personas, unas dirán que trabajar y la familia son necesidades y las demás anhelos, mientras que otros dirán que la familia y el trabajo es un anhelo, y que el tiempo para comer y hacer deporte son una necesidad.

No importa cuál haya sido tu respuesta, analízalo bien y, si sigues pensando del mismo modo, creo que habrás entendido que todos los aspectos de tu vida puedes dividirlos en necesidades y anhelos. Esta distinción resulta importante porque en la gestión eficaz de tu tiempo vas a tener que priorizar y cabe la posibilidad de que alguno de los aspectos actuales de tu vida deba quedarse fuera de ella.

Imagina tu vida en conjunto y trata de distinguir los aspectos que tiene, quizás tienes pareja o incluso hijos, no tienes trabajo pero tienes toda la carga del hogar sobre ti o, por el contrario, trabajas más de 8 horas al día, por ejemplo. Además gustas de salir a caminar y vas a clases de cerámica, le dedicas bastante tiempo a leer y te ves sobrepasada el día que te toca hacer la compra, poner una lavadora o planchar.

¡Es normal! La gente suele minimizar la importancia de la impotencia de las mujeres (perdón por la complejidad de la frase), pero es algo muy grave que, en ocasiones, nos sume en unos estados depresivos importantes. No sentirse capaz de hacer todo lo que se tiene que hacer, verse sobrepasada por las tareas o sin tiempo para arreglarse las uñas, son cosas que a veces nos generan problemas de inseguridad mucho más graves que el simple hecho de no haber limpiado hoy.

Siéntete libre de decir que no tienes tiempo para todo, porque muy probablemente has asumido más responsabilidades de las que, materialmente, puedes gestionar. SIMPLIFICA.

Si no quieres dejar de caminar porque te aireas y te sientes muy bien al hacerlo (además de que no deberías dejarlo), quizás sea momento de pensar si las clases de cerámica son prescindibles o si, por ejemplo, puedes limitar tus tardes de lectura a menos días o menos tiempo. Toma en cuenta qué cosas necesitas hacer y qué cosas no. Es probable que me digas que tienes que limpiar sí o sí, ¿pero debes limpiar todos los días?

Una forma muy buena de organizar todo esto que estoy diciendo es, cómo no, con un papel y un boli. Anota qué haces a lo largo de un día, y qué hiciste ayer, y anótalo todo durante una semana. El tiempo que pasaste en la ducha, las series de televisión que has visto, el tiempo que dedicas a limpiar o a no hacer nada, etc. De este modo te vas a dar cuenta de cómo puedes acortar determinadas tareas, suprimir otras en beneficio de éstas o dividir aquellas, bla bla.

¡Fijemos dos objetivos!

En primer lugar vamos a determinar qué queremos hacer con nuestra vida. Me pongo de ejemplo: “yo quiero trabajar, estudiar, seguir yendo al gimnasio y a yoga, y cuidar mi matrimonio y mi familia”.

En segundo lugar, cómo ya sabemos cuáles son nuestros fallos, podemos fijar los objetivos que sean necesarios para corregirlos, continuo con mi ejemplo: “Para poder trabajar y seguir estudiando, tendré que ser más eficaz en el trabajo, lo que me permitirá dejar dos horas al día para las lecturas y los esquemas. Además tendré que acostarme antes para poder ir al gimnasio más temprano. El cuidado de mi familia (y pareja) será el fruto de gestionar mejor mi tiempo.”

¿Qué puedo hacer yo para cumplir con mis objetivos? Podría dejar de ver series por la noche y limitarlo a los días en que realmente necesite una distracción de ese tipo, podría distraerme menos en general, al desayunar, cuando llego del gimnasio y me siento a trabajar, cuando trato de estudiar, etc. Todo eso reduciría los tiempos y, al llegar la tarde-noche, estaría libre para disfrutar en familia.

Aunque es un planteamiento muy rápido y sin pensar mucho, responde a un ejemplo real de mis prioridades en la vida. Estoy segura de que tú puedes hacer un ejercicio similar a este y descubrir que objetivos podrías fijarte para lograr tus objetivos (de nuevo, perdón por la complejidad).

Y por último, aunque muchas de vosotras ya lo conozcáis, quisiera compartir un método que estoy probando últimamente y me ha dado muy buenos resultados.

Pomodoro.

La técnica Pomodoro se diseñó hace no mucho tiempo por Francesco Cirillo y consiste en dividir el tiempo en lapsos de 30 minutos, de los cuales 25 de ellos estamos concentrados en una tarea y los 5 posteriores son de descanso. De ese modo nos aseguramos 25 minutos de trabajo, estudio, limpieza, etc, efectivo.

Cada cuatro pomodoros (dos horas) hay 20 o 30 minutos de descanso.

Si te estás preguntando por alguno de los beneficios que puedes observar, aquí van:

  1. Buen manejo de la ansiedad o el nerviosismo de tener muchas tareas y poco tiempo para hacerlas.
  2. Se trabaja la determinación y la autoconfianza.
  3. Aumento de la motivación al ir cumpliendo pomodoros.
  4. Mejor rendimiento (obviamente).
  5. Trabaja la concentración (atención plena).

Te dejo en enlace a la web Cirillo Company para que puedas echarle un ojo, no tiene desperdicio.

Tareas y agradecimientos.

Por último, quiero agradecerte tu tiempo y el comentario que me vas a dejar contándome qué te ha parecido (¡es broma!). Además me siento muy agradecida de tener este blog en el que poder escribir y poder tratar temas que me hacen aprender y crecer, personal y profesionalmente.

Y no me puedo despedir sin pedirte que, si te interesa este tema, no dejes de contarme cómo te va con las tareas propuestas: la lista de necesidades y anhelos, la de objetivos y objetivos y tu práctica con la técnica del pomodoro.

¡Muchísimas gracias!

 

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7 Replies to “Gestión eficaz del tiempo y el Pomodoro.”

  1. Está claro que comentemos el error de querer hacerlo todo con cual llenamos todo el día de tareas casi sin respirar. Estoy de acuerdo la clave es priorizar, simplificar y organizar. He ir haciendo sin agobios aunque hayan “obligaciones” la vida es demasiado corta para estar amargado por los que haceres del día a día. Hay que aprovechar el tiempo si, pero con equilibrio. Por una vez tengo suerte y en este caso yo no tengo problema porque soy muy organizada jejejej por fin una vez que tengo una virtud pero lo del pomodoro lo probaré todo lo que ayude a mejorar bienvenido sea. Gracias como siempre por tus articulos.

    1. Spiritual Mood Spiritual Mood dice:

      Estoy segura de que no sólo eres organizada, seguro atesoras muchas virtudes que no sabes ni que tienes. Te invito a que te olvides del Pomodoro y hagas una lista de tus fortalezas (físicas, emocionales, intelectuales, ¡lo que sea!). Si te decides a hacerla pásamela por email o mensaje directo en Instagram y la revisamos. Un beso!

  2. Tienes mucha razon yo caigo en este error todo el tiempo, probare lo del metodo para mi concentracion y todo lo demas que dejastes de ejemplo. Te has ganado una seguidora mas ❤ muchas gracias por tus aportes.

    1. Spiritual Mood Spiritual Mood dice:

      Gracias a ti Paula, te agradezco el tiempo que te has tomado en leerme. Espero que te sirva tanto como a mí, en mi caso, no sólo me concentro mucho más, sino que el horario de trabajo y/o estudio se me pasa volando. Saludos!

  3. Gracias. Interesante. A poner en practica.

    1. Spiritual Mood Spiritual Mood dice:

      De nada, ¡cuéntame cómo te va si pruebas el Pomodoro! Un saludo.

  4. Lo voy a probar..Lo necesito…

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